Auditoría Online y a Distancia

El monitoreo es un proceso que se supone inmerso dentro de la función ejecutiva de las organizaciones, y hace referencia a la supervisión necesaria para la ejecución de la estrategia, procesos, actividades, controles, y conductas encaminados al logro de objetivos.

La Real Academia define “Monitorizar” (lomás cercano que en español hallamos de “monitoreo”), como “observar mediante aparatos especiales el curso de uno o varios parámetros fisiológicos o de otra naturaleza para detectar posibles anomalías”. No nos disgusta esta definición, pues, aunque nos remita a temas de medicina, se acerca con bastante exactitud a lo que entendemos como buenas prácticas en la materia.

Es el proceso por medio del cual los líderes en las organizaciones pueden asegurar de manera razonable que el proceder de la organización está orientado adecuada y eficazmente hacia un resultado final, evitando las posibles desviaciones que pudieran presentarse.

De esto se trata el monitoreo o supervisión permanente. Es una técnica que comenzó a aplicarse en algunas empresas hace algunos años en forma algo tímida y que hoy se presenta como “el futuro del control interno, de la gestión de riesgos y de la auditoría”. Su crecimiento actual tiene que ver no solo con un mejor dominio metodológico y lecciones aprendidas, sino con una mejora sustancial en la tecnología disponible, incluyendo la facilidad en el acceso y específicamente en materia de costos.

Un buen management, por ende con alta responsabilidad sobre el control, debería en forma sistemática tomar muestras sobre el funcionamiento de sus controles. Si un sistema de control está bien diseñado y es revisado frecuentemente, podrá brindar tranquilidad de que las debilidades de control relacionadas con potenciales errores, omisiones y fraudes significativos serán prevenidas y, en su defecto, detectadas para tomar cartas en el asunto. Las actividades de monitoreo implican entonces que toda debilidades de control interno identificada deba comunicarse oportunamente a los responsables de procesos, y de acuerdo con su significatividad a la Alta Gerencia y al Directorio, para que se lleven a cabo acciones correctivas. Así se mantendrá “vivo” el sistema de control interno.

Esto no significa que tengan que revisarse todos los controles, ni mucho menos todos a la vez. Eso resultaría, además de cuasi impracticable, ineficiente y costoso. El método, frecuencia y grado de automatización para realizarlo dependerá de un cuidadoso y nada sencillo análisis. No obstante y sin lugar a dudas vale la pena transitar este camino. Monitoreo Continuo implica definir la frecuencia adecuada para realizar cada chequeo y en este orden de cosas, automatizar las comprobaciones.

El Monitoreo Continuo debe generar notificaciones oportunas (alertas) sobre deficiencias de control y otras debilidades en procesos y controles, de los cuales el responsable de control hace un seguimiento para la mejora continua del proceso en particular y de la organización en general.

Si desea contar con mayor información sobre Auditoría Online y a Distancia puede descargar aquí el número especial de RAS LATAM con información relevante sobre el último seminario dado en 2012 sobre las mejores prácticas en la materia.